Все об электронном документообороте
Упрощение обмена документацией и бухгалтерской работы
Использование электронного документооборота (далее ЭДО) служит для передачи документации в электронном виде, т.е. она отображается только посредством экрана. ЭДО является файлом (pdf либо doc-формата), содержащим все важнейшие данные, что и аналогичный бумажный документ. В качестве курьерской конторы здесь выступает интернет-сеть. При помощи документооборота между фирмами, компаниями, организациями происходит взаимодействие и общение, только, если он представлен в электронном формате, это общение гораздо продуктивнее, стремительнее и выгоднее.
Актуальность перехода на ЭДО
- Минимизация затрат на бумагу. Бумажный архив – это громоздкость и прошлый век.
- Минимальные затраты на то, чтобы содержать архив. Электронная документация не поглощает окружающее пространство, поддается легкому поиску и быстрой систематизации.
- Курс на автоматизацию. Минимум ручного труда – максимум результативности.
- Редкость документационных потерь. Современные технологии бережно хранят все переписки, которые, в случае сбоев, легко восстанавливаются.
- Высокоскоростная работа. Мгновенная доставка – быстрый ответ.
- Легкость общения с налоговыми органами. Простая выгрузка и отправка документации в нужные инстанции, все в соответствии с законом.
Преимущества использования ЭДО (по исследованиям газеты «Коммерсант»):
- Согласование документации занимает на 30 процентов меньше времени у персонала;
- Троекратное снижение затрат на расходники;
- Возрастание производительности труда на 25 процентов;
- Сокращение затрат в сфере хранения документации на 80 процентов.
Как узнать, что наступило время для внедрения ЭДО?
Это элементарно. Если Ваш бизнес начинает тормозить в развитии из-за бумажной волокиты, нужно скорее осуществить переход на ЭДО:
- Наличие большого числа контрагентов. Для каждого нужен индивидуальный документационный пакет, очень распространенная ситуация для логистических предприятий;
- Очень много документации. Количество расходов на ее обработку увеличивается;
- Частая потеря документации. Если автоматизация отсутствует, часто наступает путаница среди множества бумаг, что ведет к их утере и, как следствие, повторному созданию и отправлению;
- Сложности с отслеживанием потоков документации (для руководителей). Приходится осуществлять дополнительное формирование отчетов и сбор статистических сведений.
Виды электронных подписей
В качестве электронной цифровой подписи (ЭЦП) выступает цифровой ключ, записывающийся на какой-либо носитель (к примеру, флешку). Посредством данного ключа файлы шифруются так, что адресат может осуществить проверку авторства определенного документа. Далее рассмотрим виды ЭЦП.
Особенности простой электронной подписи (ПЭП)
Эта подпись для файлов не гарантирует того, что нельзя будет произвести их изменение. ПЭП создается при вводе одноразового пароля, присланного банком для входа в ЛК.
Определение неквалифицированной электронной подписи (НЭП)
При помощи НЭП можно узнать об авторе документации и сделанных уже после отправления корректив в файле. Документация с НЭП в определенных случаях служит заменой бумажных аналогов.
Характеристика квалифицированной электронной подписи (КЭП)
КЭП является подписью, обладающей обширным набором возможностей. Документация, подписанная с применением КЭП сопоставима с документацией, обладающей личной (собственноручной) подписью.
Все об операторах ЭДО
Операторы ЭДО – это организации, открывающие доступ к сервису ЭДО, за счет них компании работают с ЭДО. Если вы решили внедрить на предприятии ЭДО, стоит приступить к выбору оператора (их около 60). Нужно учитывать операторов Ваших контрагентов, чтобы был возможен обмен документацией между операторами. Есть 4 крупнейших ЭДО:
- ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»;
- ООО «Компания «Тензор»;
- ЗАО «ПФ «СКБ Контур»;
- ООО «Такском».
Представленные выше компании обладают своим роуминговым центром, т.е., подключаясь к одному из этих ЭДО, за роуминг с тремя оставшимися можно не переживать.
Этапы перехода на ЭДО
- Проведение анализа своего ДО, назначение сотрудников для работы с документацией для того, чтобы узнать о количестве приобретаемых электронных подписей.
- Покупка электронных подписей. Нужно определиться со сферами деятельности, где необходим ЭДО, для выбора правильного сертификата.
- Осуществление выбора оператора ЭДО (ориентироваться нужно на число контрагентов).
- Выбор способов использования ЭДО на предприятии.
Основные операторы работают с ЭДО, применяя два способа:
- При помощи веб-версии (дешево и просто). Для использования системы ЭДО здесь нужно получение КЭП и наличие доступа к сети интернет. Отдельная плата за доступ не нужна;
- Использование модуля для учетной системы. Метод подойдет предприятиям, ведущим учет при помощи популярных систем (к примеру, 1С). Модуль приобретается у оператора, устанавливается и настраивается под функционал и сферу деятельности Вашей компании, он способен дорабатываться для определенных нужд организации.
- Подключение к системе ЭДО при помощи оператора ЭДО, который должен внедрить технологию и обучить персонал пользоваться ею.
- Выбор тарифа. У разных операторов плата и предоставленные услуги различаются.
- Приглашение контрагентов для начала обмена электронной документацией. Теперь вы полностью готовы к работе посредством системы ЭДО.
Желаем Вам успешной и эффективной работы с электронной документацией!
